Escape Game et Dîner-enquête 2025 – Gestion durable des événements MICE à Flevoland

Des étudiants en management du tourisme international de la htw saar organisent l’Escape Game et le dîner-enquête 2025 à Flevoland

Rédigé par l’équipe ITM-MICE et le Prof. Dr. Ralf Rockenbauch

 

Dans le cadre du module MICE-Management des cursus International Tourism Management (htw saar) et Internationales Tourismus-Management (DFHI/ISFATES), les étudiants, sous la direction du Prof. Dr. Ralf Rockenbauch, ont mis en pratique un apprentissage auto-organisé. Les projets Escape Game et Dîner-enquête 2025 ont été conçu et réalisé en tant qu’incentive et événement, avec une forte mise en avant de l’edutainment (éducation ludique) et du teambuilding.

L’objectif global du projet est de permettre aux étudiants d’expérimenter concrètement l’organisation, la planification et le travail structuré dans le secteur MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events). Des tendances actuelles sont prises en compte, telles que : le profiling, le storytelling, l’involvement (implication), l’émotionalisation, la gestion des risques et des crises, les réseaux sociaux, l’intelligence artificielle et la durabilité.

Les connaissances théoriques acquises lors des cours servent ici de base et de soutien aux étudiants. L’accent est mis en particulier sur l’application approfondie de méthodes professionnelles de gestion, telles que la définition de projet, les 5 Forces de Porter, les techniques de créativité, les modèles de notation (scoring), les plannings d’activités, la gestion des parties prenantes (stakeholder management), les rapports de suivi, les réunions de coordination (jour fixe), ainsi que la roue de pilotage de marque selon Esch, qui favorisent le transfert pratique et renforcent la réussite des étudiants.

Les deux projets « Krimi Dinner » et « Exit Game » ont surtout donné lieu à un team building et à un approfondissement des connaissances techniques et méthodologiques de la gestion MICE et de l’organisation dans le domaine de l’animation.

Les étudiants disposaient d’environ un mois pour la phase de planification, au cours duquel ils et elles ont collaboré afin de mettre en œuvre les compétences techniques, méthodologiques et sociales transmises. Cela permet non seulement de relier les savoirs théoriques à la pratique, mais aussi d’enrichir l’expérience en gestion de projet de l’équipe organisatrice. À cet effet, ils ont utilisé des outils de gestion de projet solides pour relier la planification opérationnelle à leurs connaissances académiques. Cette approche d’apprentissage autonome (SEGELN – Selbstgesteuertes Lernen) constitue une étape marquante dans le développement des compétences professionnelles, méthodologiques et personnelles.

Le rapport suivant esquisse les étapes principales du projet du point de vue de l’équipe. Une documentation de projet plus détaillée, faisant également partie de l’évaluation finale, peut être consultée auprès du responsable du module (Prof. Dr. Ralf Rockenbauch).

Dans le cadre de notre module optionnel MICE-Management en management du tourisme international à la htw saar, nous avons eu l’opportunité de vivre un projet universitaire particulièrement enrichissant. Avec un groupe de 16 étudiants allemands et français, nous nous sommes rendus à Flevoland, dans un camp de surf et de catamaran, afin d’y mettre en pratique nos connaissances théoriques sur le secteur MICE.

L’objectif de cette semaine de projet était de vivre activement les différents aspects du MICE – à savoir Meetings, Incentives, Conferences et Events –, d’approfondir nos compétences organisationnelles et de garantir le bon déroulement d’un événement conçu par nos soins, grâce à la planification, la mise en œuvre et la résolution de problèmes.

L’apprentissage n’était pas notre seule priorité : le plaisir, l’engagement personnel et la capacité à réagir de manière flexible à des imprévus faisaient également partie intégrante de l’expérience.

 

L’Exit Game 2025 : un texte de Malena Witter et Charlotte Ruhlmann

La semaine du 12 au 16 mai, notre classe d’étudiants en deuxième année de tourisme est allée à Flevoland, aux Pays-Bas, pour notre projet de gestion MICE.

Pour un peu plus de contexte, nous sommes une quinzaine d’étudiants dans cette matière, et nous avions tous un projet attribué. Certains ont réalisé un triplex, d’autres se sont occupés de l’organisation de la semaine (les courses, le transport, etc.), et notre groupe a organisé le Krimidinner et l’Exit Game.

Sous la direction du professeur Ralf Rockenbauch, nous avons travaillé chacun sur notre projet, avant de les tester et de vérifier leur qualité de produits touristique à Flevoland. Outre les autres projets, notre groupe était responsable du dîner mystère et de l’Exit Game.

Le travail sur l’Exit Game s’est avéré être une expérience intéressante mais également stimulante, car la complexité qui se cache derrière la planification a engendré de nombreux obstacles.

Afin de créer un produit aussi authentique que possible, nous avons choisi comme thème une histoire de fond qui s’est déroulée sur place, en intégrant le lieu et des cartes géographiques. Nous avons aussi décidé de faire sortir nos participants des murs du bungalow, sur le site, afin de créer une variation d’environnement, pour rendre notre produit touristique plus varié. 

Photo 1: Explication des Escape Games de cette année
Source: ITM-Exit Game Team htw saar

La mise en œuvre du jeu ne s’est pas déroulée tout à fait comme prévu, car les étudiants n’ont pas abordé les indices comme nous l’attendions et ont parfois eu du mal, mais nous avons pu rectifier le tir avec quelques indices supplémentaires. L’histoire de fond et le contexte local ont été bien accueillis par les étudiants participants et, à la fin, il y avait une équipe gagnante qui a bien sûr été généreusement récompensée par un trésor et une photo de vainqueur.

Photo 2+3: Cérémonie de remise des prix des gagnants du jeu d’évasion
Source: ITM-Exit Game Team htw saar

 

Le Krimidinner 2025 : un texte d’ Amely Götter

Le Krimidinner a eu lieu le dernier soir de notre excursion et avait pour thème
« Meurtre au surf camp ». Les dîners mystères sont de plus en plus populaires dans toute l’Allemagne. Différents prestataires proposent actuellement des dîners avec enquête sur un meurtre dans plus de 300 endroits. Le point de départ était le corps sans vie d’une surfeuse retrouvé sur la plage, avec seulement quelques indices disponibles.

Le bungalow commun a été transformé en un lieu à l’ambiance sombre et mystérieuse grâce au bruit des vagues en fond sonore et à la lumière vacillante des bougies. La table a été décorée avec l’arme du crime – une pagaie – et des menus personnalisés.

Une fois que les étudiantes avaient endossé les rôles qui leur avaient été attribués au préalable, l’objectif était de résoudre l’affaire. Après une première série de discussions animées, le dîner a été servi : « Vague rouge » (spaghetti à la sauce tomate). Bien que les participantes aient rencontré quelques difficultés à avancer dans l’enquête, nous avons pu les aider grâce à quelques indices supplémentaires.

Photo 4: Dîner mystère en plein déroulement
Source: ITM-Krimidinner- Team htw saar

L’histoire de fond ainsi que le lien avec le lieu ont été très appréciés par les étudiantes. Après environ deux heures, l’affaire a été résolue et la coupable – l’organisatrice du concours de surf – a été démasquée. Pour récompenser les enquêteurs, un dessert a été servi : « Suspectement sucré », autrement dit un yaourt au soja avec des biscuits et des framboises.
Le projet « Krimidinner » a pu être mené à bien, et notre engagement a été récompensé par les retours positifs de nos camarades.
Pour conclure, l’équipe de l’ITM-Exit Game et l’équipe de l’ITM-Krimidinner remercient tous les participants, les personnes qui les ont soutenus ainsi que l’ensemble de la htw saar, le Surf- & Cat-Camp Veluwemeer et de l’AIM de leur avoir donné la possibilité de gérer avec succès le MICE-Management. 

Nous souhaitons à tous les participants une bonne continuation avec beaucoup de succès.